Parkinsonov zakon: posao se širi da popuni vreme koje mu date

U novembru 1955. godine britanski nedeljnik The Economist objavio je duhovit tekst istoričara Sirila Nortkota Parkinsona. Prva rečenica postala je jedno od najcitiranijih zapažanja o radu: posao se širi tako da popuni vreme koje je na raspolaganju za njegovo obavljanje. Parkinson je pisao o britanskoj državnoj upravi, koja je rasla iako je posla bilo sve manje. Ali svako ko je ikada pisao seminarski rad noć pred rok zna da pravilo važi i mnogo dalje od ministarstava.

Starica i razglednica

Parkinson je svoju ideju objasnio primerom. Starija gospođa bez obaveza može ceo dan da potroši na slanje jedne razglednice: sat da je nađe, sat da potraži naočare, pola sata da pronađe adresu, sat i četvrt da napiše tekst i dvadeset minuta da odluči da li da ponese kišobran do poštanskog sandučeta. Zaposlen čovek isti posao obavi za tri minuta.

Poenta nije da je gospođa spora. Poenta je da zadatak nema prirodnu veličinu. Njegovu veličinu određuje vreme koje mu damo. Ako za ponudu imate dve nedelje, ponuda će trajati dve nedelje: biće prepravljana, ostavljana, ponovo otvarana. Ako imate dva dana, verovatno ćete napraviti jednako dobru ponudu.

Zašto se to dešava

Psiholozi navode nekoliko razloga. Prvi je odlaganje: kada je rok daleko, zadatak deluje manje hitno, pa ga odlažemo za kasnije. Drugi je perfekcionizam: kada vremena ima dovoljno, popunjavamo ga sitnim doradama koje ne menjaju ishod. Treći je što složenost raste sa vremenom: duži rok poziva više ljudi na sastanke, više mišljenja i više krugova izmena.

Istraživanja to delimično potvrđuju. Dan Arieli i Klaus Verbroh objavili su 2002. studiju u kojoj su studenti koji su sami birali rokove za radove, i to raspoređene, radili bolje od onih koji su sve predavali na kraju semestra. Spoljni, kratki i jasni rokovi pomažu da se posao ne razvuče.

Kako da zakon radi za vas

• Postavite sebi kraći rok od zadatog. Ako klijent očekuje ponudu u petak, zakažite sebi završetak za utorak. Ostatak vremena je rezerva, a ne radno vreme.
• Merite zadatke u satima, ne u danima. „Napisati izveštaj do kraja nedelje” je neodređeno. „Tri sata u sredu ujutru” je plan.
• Skratite sastanke. Sastanak od 60 minuta će trajati 60 minuta. Zakažite ga na 25 i iznenadićete se koliko se toga završi.
• Odredite šta znači „gotovo”. Pre početka zapišite kada je posao završen. Bez te definicije, uvek ima još nešto da se doradi.
• Delite velike projekte na kratke etape. Projekat od šest meseci je šest jednomesečnih projekata, svaki sa svojim rokom i rezultatom.

Gde treba biti oprezan

Kratak rok nije uvek dobar rok. Posao koji zaista zahteva istraživanje, proveru ili kreativno sazrevanje ne postaje bolji ako ga sabijete do pucanja. Hroničan pritisak vodi u greške i iscrpljenost. Cilj nije da sve radite brže, već da posao ne dobije više vremena nego što mu treba.

Ideja koju vredi poneti

Vreme nije posuda koju treba napuniti, već resurs koji treba dodeliti. Kada sledeći put dobijete zadatak, nemojte pitati „do kada je rok”, već „koliko ovo zaista traži”. Razlika između ta dva broja je vreme koje možete da vratite sebi.