Pišite kao da čitalac ima trideset sekundi: obrnuta piramida u mejlovima, ponudama i izveštajima

Tokom američkog građanskog rata, izveštaji sa fronta slati su telegrafom, a veza je često pucala usred poruke. Novinari su naučili da najvažnije stavljaju na početak: ko, šta, gde, kada. Ako se veza prekine posle prve rečenice, vest je i dalje stigla. Istoričari novinarstva raspravljaju koliko je telegraf zaista zaslužan, ali stil je opstao i dobio ime: obrnuta piramida. Najvažnije na vrhu, detalji ispod, pozadina na kraju.

Više od sto godina kasnije, poruka se ne prekida zbog telegrafa, već zbog pažnje. Čitalac vašeg mejla ima pedeset drugih u inboksu, telefon u ruci i sastanak za pet minuta. Ako ne shvati šta želite iz prvog pasusa, verovatno neće shvatiti uopšte.

Kako mi obično pišemo

U školi smo naučili da pišemo hronološki ili kao sastav: uvod, razrada, zaključak. Zato poslovni mejlovi često počinju pričom o tome šta se desilo, zatim kontekstom, pa analizom, a molba ili zaključak stoje u poslednjoj rečenici. Čitalac mora da pročita sve da bi saznao zašto mu pišete. Mnogi neće.

Obrnuta piramida u poslovnom pisanju

• Prva rečenica: šta želite ili šta ste zaključili. „Predlažem da projekat odložimo dve nedelje.” „Treba mi tvoje odobrenje za budžet do petka.”
• Zatim: zašto. Dva ili tri najvažnija razloga.
• Zatim: detalji i kontekst za one koji žele da znaju više.
• Na kraju: pozadina i prilozi.

Vojska Sjedinjenih Država ovaj princip zove BLUF, „bottom line up front”, i propisuje ga u svojim priručnicima za pisanje. Zaključak ide na vrh, jer onaj ko čita mora brzo da odluči.

Naslov mejla je prva rečenica

Naslov „Pitanje” ili „Sastanak” ne govori ništa. Naslov „Odobrenje budžeta za sajam: treba do petka” govori sve. Dobar naslov omogućava čitaocu da odluči šta da otvori prvo, a kasnije da poruku lako pronađe.

Još nekoliko pravila jasnog pisanja

• Jedna ideja po pasusu. Kratki pasusi se lakše čitaju na telefonu.
• Kratke rečenice. Ako rečenica ima tri zareza i dva „koji”, podelite je.
• Konkretne reči. „Uskoro” znači različito za svakoga. „Do četvrtka u 12” znači isto.
• Jasna molba. Šta tačno tražite, od koga i do kada.
• Brišite. Prvi nacrt je skoro uvek predugačak. Uklonite uvodne fraze, ponavljanja i sve što čitaocu ne treba za odluku.
• Pročitajte naglas. Ono što zvuči neprirodno izgovoreno, obično je i nejasno napisano.

Gde piramida ne pomaže

Nisu svi tekstovi izveštaji. Priča, govor, lično pismo ili tekst kome je cilj da čitaoca provede kroz razmišljanje mogu da imaju drugačiju strukturu. Loše vesti ponekad traže nekoliko rečenica konteksta pre zaključka, iz poštovanja prema čitaocu. Ali za većinu poslovnih tekstova, od mejla do ponude, pravilo važi: ne terajte čitaoca da traži ono zbog čega ste mu pisali.

Ideja koju vredi poneti

Jasno pisanje je ljubaznost prema čitaocu. Svaka rečenica koju mora da pročita pre nego što shvati šta želite je vreme koje ste mu uzeli. Napišite najvažnije prvo, i kada čitalac stane posle prvog pasusa, a mnogi hoće, biće to zato što je dobio ono što mu treba.