Online rezervacije sa kaparom: booking sistem i fiskalna kasa zajedno

Kad gost online plati kaparu za apartman, termin u salonu, članarinu ili sto u restoranu, novac je primljen pre usluge, pa se po Pravilniku o vrstama fiskalnih računa izdaje avansni račun u trenutku uplate. Pri dolasku se izdaje konačni račun sa pozivom na avansni, a pri otkazu sa povraćajem novca refundacija avansa. Booking sistem šalje rezervaciju, kasa izdaje dokumente.

Zašto je kapara avans, a ne promet?

Zakon o fiskalizaciji (Sl. glasnik RS 153/2020, 96/2021, 138/2022) vezuje fiskalni račun za trenutak prometa, a promet je isporuka ili naplata, šta se dogodi pre. Kad gost plati kaparu za vikend na Zlatiboru tri nedelje unapred, naplata je nastupila pre usluge. Pravilnik o vrstama fiskalnih računa za tu situaciju predviđa posebnu vrstu računa: avansni račun se izdaje kad se novac primi pre prometa, a pri isporuci se izdaje konačni račun sa pozivom na avansni. Kasa uz stavke sama dopisuje oznaku da je reč o avansu, pa vlasnik apartmana ne mora da zna tehničke detalje.

Pravilnik o vrstama fiskalnih računa: avansni račun se izdaje kada se novac primi pre prometa; pri isporuci se izdaje konačni račun sa pozivom na avansni.

Greška koju ugostitelji i vlasnici salona najčešće prave jeste da kaparu „upišu u svesku” i ceo iznos fiskalizuju tek kad gost dođe. Time se račun izdaje kasnije nego što propis traži, a knjigovođa dobija promet koji ne odgovara uplatama na izvodu. Druga greška je obrnuta: kapara se fiskalizuje kao običan promet, pa pri dolasku gosta ostatak ide kao drugi običan račun, čime dve stavke sa dva datuma opisuju jednu uslugu, bez veze između njih. Kako avans nastaje i kako se zatvara u opštem slučaju objašnjava tekst o avansnom računu, a pojam i primere daje strana avansni račun na sajtu Tezga eKase.

Ko šta radi: booking sistem ili kasa?

Booking sistem je stručnjak za termine: zna koje sobe su slobodne, koje frizerke rade u subotu, koliko stolova prima terasa. Kasa je stručnjak za dokumente: zna šta je avans, šta konačni račun, šta refundacija i kako se svaki od njih prijavljuje Poreskoj upravi. Kad se to dvoje pomeša, nastaju sistemi koji ili ne izdaju avanse ili ne znaju ko je došao. Podela posla je jasna: booking sistem je izvor događaja, kasa je izvršilac dokumenata.

Booking sistem javlja događaje, kasa ih pretvara u avansni i konačni račun, a gost oba dobija mejlom.

U praksi veza ide na dva načina. Prvi je ručni: recepcija ili salon u kasi izda avans kad vidi uplatu, a pri dolazku ga zatvori iz spiska otvorenih avansa. Drugi je automatski: booking sistem šalje događaj kasi kroz API ili webhook. Tezga eKasa, odobreni ESIR, ИБ 1597, ima za to zasebne pozive, avans i zatvaranje avansa, koje booking sistem ili alat za automatizaciju zove sa brojem rezervacije kao spoljnim identifikatorom. Pregled svih poziva daje vodič kroz API i automatizacije Tezga eKase, a tehnički opis strana API za fiskalizaciju. Zahtev za avans u najjednostavnijem obliku izgleda ovako:

POST /api/integrations/advance
{
  "externalId": "R-2041",
  "kupac": { "naziv": "Gost", "email": "gost@primer.rs" },
  "nacinPlacanja": "prenos",
  "posaljiMejl": true,
  "stavke": [
    { "naziv": "Kapara za smeštaj 3 noći", "kolicina": 1, "cenaSaPdv": 6000, "poreskaStopa": "oznaka iz tax-labels" }
  ]
}

Broj rezervacije kao spoljni identifikator čuva od duplog avansa: ako booking sistem isti događaj pošalje dvaput, kasa ga prepozna i ne izdaje drugi dokument. Isti broj kasnije služi za zatvaranje, pa recepcija ne mora da traži avans po imenu gosta.

Kako se avans zatvara pri dolasku?

Pri izvršenju usluge izdaje se konačni račun na punu vrednost usluge, sa pozivom na avansni račun i sa umanjenjem za već plaćeni iznos. Gost koji je platio 6.000 RSD kapare za smeštaj od 24.000 RSD doplaćuje 18.000 RSD, a konačni račun pokazuje ukupno 24.000 RSD, avans 6.000 RSD i doplatu 18.000 RSD. Način plaćanja doplate može da bude drugačiji od načina plaćanja kapare: kapara je stigla prenosom na račun, doplata karticom na licu mesta. Ako je gost unapred platio sve, konačni račun ima doplatu nula, ali se svejedno izdaje, jer tek on beleži da je usluga izvršena.

Ovde dolazi tačka koju vlasnici objekata moraju da znaju pre izbora kase. Zakon o fiskalizaciji (čl. 6 st. 4) traži L-PFR u fizičkom objektu u kom se računi izdaju kupcima na licu mesta, dok je V-PFR dozvoljen za online prodaju i prodaju na daljinu. Kapara plaćena online je prodaja na daljinu; konačni račun koji se gostu uručuje na recepciji ili za stolom jeste račun na licu mesta. Tezga eKasa radi preko V-PFR-a, a sopstveni L-PFR je u pripremi, pa vlasnik apartmana ili restorana treba da proveri kako kasa koju bira pokriva oba slučaja. Šta je L-PFR i kako se razlikuje od V-PFR-a objašnjava rečnik na strani L-PFR, a kako se kasa uopšte povezuje sa Poreskom upravom tekst o bezbednosnom elementu.

Kalendar u booking sistemu i spisak otvorenih avansa u kasi govore isto, ako dele broj rezervacije.

Šta se dešava pri otkazu, pomeranju termina i nedolasku?

Otkaz je mesto gde propis, uslovi objekta i knjigovodstvo moraju da se slože. Pravilo iz uslova rezervacije, na primer „besplatan otkaz do 7 dana pre dolaska, posle toga kapara se zadržava”, mora da bude jasno prikazano pre nego što gost plati, što traži i Zakon o zaštiti potrošača (Sl. glasnik RS 35/2026). Fiskalna strana zavisi od toga šta se sa kaparom dogodi.

Vraćena kapara je refundacija avansa, pomeren termin ostavlja avans otvoren, a zadržana kapara traži odluku knjigovođe.

Kapara vraćena

Gost je otkazao u roku i objekat mu vraća kaparu. Avansni račun se zatvara refundacijom, koja se vezuje za avansni račun kao original, a novac ide gostu istim putem kojim je stigao. Ovo je najčistiji slučaj i kasa ga radi iz spiska otvorenih avansa. Razliku između refundacije i storna, koji se koristi samo za grešku u kucanju, objašnjava tekst na tezgafiskal.com o stornu i refundaciji.

Kapara zadržana ili gost nije došao

Objekat zadržava kaparu po uslovima rezervacije. Avansni račun ne sme da ostane otvoren zauvek, jer je novac primljen, a usluga nije izvršena. U praksi se sreću dva pristupa: jedni zadržanu kaparu tretiraju kao naknadu za otkaz i zatvaraju avans konačnim računom na iznos kapare, drugi je tretiraju kao odustanicu koja nije promet, pa avans zatvaraju refundacijom, a iznos knjiže vanredno. Koji pristup je ispravan za konkretan objekat zavisi od ugovora sa gostom i poreskog statusa, pa ovde ne dajemo jedan odgovor; to je pitanje za knjigovođu, uz proveru na sajtu Poreske uprave. Važno je da se odluka donese jednom i primenjuje dosledno.

Termin pomeren

Gost je premestio dolazak sa 17. na 24. septembar. Avans ostaje otvoren i zatvara se konačnim računom na novi datum; nije potrebna ni refundacija ni novi avans. Booking sistem treba da promeni datum na istoj rezervaciji, sa istim brojem, kako bi kasa i dalje znala koji avans zatvara. Ako booking sistem otkaz i novu rezervaciju pravi kao dva različita zapisa, nastaju dva broja, a kasa dobija „otkaz” koji vodi u refundaciju i „novi avans” koji nema uplatu; tada recepcija mora ručno da poveže dokumente.

Kako izgleda pet scenarija u tabeli?

Tabela važi za apartmane, salone, teretane i restorane jednako; razlikuju se iznosi i rokovi, ne dokumenti. Teretana koja online prodaje mesečnu članarinu koja počinje sledećeg ponedeljka prima novac pre usluge, pa je i to avans do početka meseca; kako se usluge u celini fiskalizuju, sa primerima salona i majstora, opisuje tekst o fiskalnoj kasi za usluge. Za restorane je dodatna specifičnost što je konačni račun gotovo uvek na licu mesta, pa pitanje L-PFR-a važi u celini; strane fiskalna kasa za restoran i fiskalna kasa za teretanu opisuju šta koja delatnost traži od kase.

Kako se kapara naplaćuje online bez platnog procesora?

Mali objekti često nemaju ugovor sa procesorom za kartice, a kapara od 3.000 RSD ne opravdava mesečnu naknadu. Alternativa je predračun sa NBS IPS QR kodom: booking sistem ili kasa naprave predračun sa pozivom na broj, gost ga skenira u aplikaciji banke i plati, a uplata na izvodu se prepozna po pozivu na broj. U trenutku kad uplata legne, kasa izdaje avansni račun. Tezga eKasa ima taj tok spojen: predračun sa IPS QR kodom, izvod koji stiže mejlom ili kao PDF, uparivanje po pozivu na broj i automatski avans ili račun. Pravila IPS sistema objavljuje NBS, a lično iskustvo iz izgradnje tog toka opisuje Ivan Dabetić u tekstu kako se zatvara avansni račun za kaparu.

Prednost ovog puta je da nema provizije procesora i chargeback postupka. Mana je da gost mora da uradi jedan korak više nego kod kartice i da se rezervacija potvrđuje tek kad uplata legne, što kod instant plaćanja obično znači za nekoliko sekundi, ali kod običnog prenosa može da bude i sledeći radni dan. Booking sistem zato treba da ima status „čeka kaparu” sa rokom, posle kog se termin oslobađa.

Kontrolna lista za objekat koji uvodi online rezervacije sa kaparom

1. Uslovi rezervacije na sajtu: iznos kapare, rok za besplatan otkaz, šta se dešava sa kaparom posle roka, kako se vraća novac.
2. Booking sistem daje svakoj rezervaciji broj koji se ne menja pri pomeranju termina.
3. Kasa izdaje avansni račun na dan uplate kapare, sa brojem rezervacije kao spoljnim identifikatorom, i šalje ga gostu mejlom.
4. Pri dolasku se avans zatvara konačnim računom sa doplatom; za račun na licu mesta u objektu proveriti pokrivenost L-PFR-om.
5. Za otkaz sa povraćajem postoji refundacija avansa; za zadržanu kaparu postoji pisani dogovor sa knjigovođom o načinu zatvaranja.
6. Na kraju meseca spisak otvorenih avansa u kasi se poredi sa budućim rezervacijama u booking sistemu; svaki avans bez rezervacije je greška koju treba objasniti.
7. Gost koji odustane od kupovine usluge ima prava po Zakonu o zaštiti potrošača; kako se ona ukrštaju sa refundacijom objašnjava pregled novih pravila za online prodavce.

Izvori: Zakon o fiskalizaciji (Sl. glasnik RS 153/2020, 96/2021, 138/2022), posebno čl. 6 st. 4; Pravilnik o vrstama fiskalnih računa, tipovima transakcija, načinima plaćanja, pozivanju na broj drugog dokumenta i pojedinostima ostalih elemenata fiskalnog računa; Tehničko uputstvo za ESIR Poreske uprave; Zakon o zaštiti potrošača (Sl. glasnik RS 35/2026); pravila NBS IPS sistema (ips.nbs.rs); uputstvo za integratore Tezga eKase. Tekst je informativan i nije pravni ni poreski savet.

Česta pitanja

Da li se avansni račun izdaje i za kaparu od 1.000 RSD?

Da. Iznos ne menja pravilo: svaki novac primljen pre usluge od kupca koji je fizičko lice traži avansni račun u trenutku prijema. Mali iznosi se često „zaborave”, pa na kraju meseca izvod pokazuje uplate koje nemaju fiskalni trag. Kasa koja čita izvod i sama izdaje avans po pozivu na broj rešava upravo te male, česte uplate.

Šta ako gost plati kaparu gotovinom pri prvoj poseti, a uslugu koristi kasnije?

I to je avans, samo sa načinom plaćanja „Gotovina”. Avansni račun se izdaje odmah, na licu mesta, što znači u objektu, pa važi obaveza L-PFR-a. Pri kasnijoj poseti izdaje se konačni račun sa pozivom na avans. Razlika u odnosu na online kaparu je samo u načinu plaćanja i u tome gde se račun izdaje.

Može li konačni račun da bude manji od avansa?

Može, ako je gost na kraju koristio manje nego što je platio, na primer skratio boravak uz saglasnost objekta. Tada konačni račun glasi na stvarnu vrednost usluge, a razlika se gostu vraća i pokriva refundacijom dela avansa. Kako se to tehnički radi u konkretnoj kasi, treba proveriti unapred, jer nije svaka kasa jednako spretna sa delimičnim zatvaranjem.

Da li teretana za mesečnu članarinu izdaje avans ili običan račun?

Ako član plaća pre početka perioda koji članarina pokriva, novac je primljen pre usluge i formalno je avans koji se zatvara kad period počne. Mnoge teretane uslugu tretiraju kao izvršenu u trenutku aktivacije članarine i izdaju običan račun. Koji pristup važi zavisi od uslova članstva, pa ga treba uskladiti sa knjigovođom i primenjivati dosledno.

Kako gost dobija avansni račun ako je platio preko booking sistema?

Elektronski, mejlom ili linkom sa QR kodom, uz saglasnost gosta, prema tumačenju Poreske uprave za daljinsku prodaju. Saglasnost je najlakše ugraditi u uslove rezervacije. Kasa koja je izdala avans šalje ga na mejl iz rezervacije, a pri dolasku gost dobija konačni račun na isti način ili štampan, zavisno od toga kako objekat radi.

Mora li apartman koji ima samo online rezervacije da ima L-PFR?

Ako se konačni račun gostu izdaje na licu mesta u objektu, propis traži L-PFR u tom objektu. Ako objekat sve naplaćuje online i sve račune dostavlja elektronski, pitanje je tumačenja koje treba proveriti sa Poreskom upravom, jer se usluga ipak koristi u objektu. Redakcija savetuje da se to pitanje razjasni pre nego što se izabere kasa.

Šta se dešava sa avansom ako rezervacija ostane otvorena mesecima?

Otvoren avans znači primljen novac bez izvršene usluge i bez zatvaranja, što knjigovođa vidi kao obavezu prema gostu. Kasa treba da ima spisak otvorenih avansa sa datumima, a objekat pravilo do kada se avans zatvara: dolaskom, refundacijom ili po dogovoru sa knjigovođom. Avans koji „visi” preko nekoliko meseci najčešće je znak zaboravljenog otkaza.

Objekat koji prima rezervacije sa kaparom ne mora da bira između booking sistema i kase: booking sistem šalje događaje, kasa izdaje avans, konačni račun i refundaciju. Ko želi da proveri kako taj tok izgleda na sopstvenim rezervacijama, može da isproba Tezga eKasu i prođe ceo ciklus u režimu obuke pre prve prave kapare.